INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA

En el siguiente análisis indagaré en la profundidad del concepto “Documentación” aplicado al ámbito periodístico. Las partes estudiadas son la definición del propio concepto, los principios que rigen su aplicación, la información de la actualidad, sus funciones, su finalidad y el centro de documentación de los medios.

El objetivo de este trabajo esta en profundizar en el concepto de “Documentación” a través del uso de la propia ciencia que será la base del estudio.

Una posible definición del concepto es que se trata de una técnica de recopilación de información con el fin de comunicar, significa reunir, abrir y hacer útiles los documentos sistemáticamente. Abarca todo tipo de soportes, no solamente los libros. Para llevar a cabo esta ciencia, o emplear esta disciplina instrumental, se debe recuperar, analizar y sintetizar la información disponible. Se trata de obtener un producto conciso en función de qué queramos comunicar .

En síntesis, se trata de hacer una recopilación apropiada de todos los recursos que disponemos para acotar una información y adaptarla para comunicar con precisión sobre un tema concreto.

A la hora de hablar de documentación informativa, es decir, aplicada al ámbito periodístico, es menester señalizar que conlleva a la conservación, difusión y reutilización de la información para producir un nuevo producto en base a fuentes documentales físicas o personales. Los principios que rigen la documentación informativa son:

·        Principios teleológicos, marcados por la finalidad propia del periodismo, de reflejar la verdad y ser percibido por un receptor.

v Verificativo: orientación de la documentación hacia la obtención de la verdad

v Explicativo: ayudar a la comprensión de la verdad informativa gracias a la valoración y la potenciación, empleando un carácter aclaratorio de la información contrastada.

v Editorial: la parte más subjetiva ya que depende de las dimensiones formales e ideológicas.

·        Principios formales y circunstanciales, derivados de que la razón de ser de la documentación está en su posterior uso y en que todo lo recopilado pende de unas determinadas circunstancias que restringen la actividad.

v Perdurabilidad: la razón formal de la documentación es que se pueda emplear a posteriori por lo que debe estar determinada la utilidad futura y el grado de permanencia de las referencias y los textos adquiridos durante la actividad.

v Adecuación funcional: regla metodológica en la actividad por la que se orienta al tratamiento específico que precisa cada tarea y medio documental de acuerdo con su naturaleza y la función que realiza.

v Limitativo: Conjunto de circunstancias reales que limitan el ejercicio de la actividad documental. Ámbito de difusión, tipo de publicación, localización…

El uso de la información documentada debe tener la finalidad de ser transmitida en forma de noticia. Sin embargo, este concepto a día de hoy es muy amplio y complejo, ya que muchas veces unas noticias derivan de otras, abarcan diversos ámbitos, tienen importantes antecedentes, consecuencias, cambios drásticos… Por lo que la documentación debe ser exhaustiva, adaptada al fiel reflejo de la verdad y limitada por los factores condicionantes como el tiempo o la sobrecarga de información.

La información de actualidad desde la perspectiva del trabajo documental tiene las siguientes características, dictaminadas por Amat y Blasco:

v Coincidencia episódica: Las mismas noticias son publicadas por todos los medios diarios con fechas semejantes, junto con las revistas y los espacios informativos no diarios en los medios audiovisuales. La causa es la dependencia de las agencias de comunicación y la coincidencia en las expectativas de audiencia sobre un tema u otro.

v Redundancia cíclica: La actividad periodística cubre solamente los hechos contemporáneos. Algunos acontecimientos tienen frecuencia diaria, semanal, mensual, trimestral o anual. Lo cual otorga cierta previsibilidad para la documentación.

v Efecto Mateo: “Muchos son los llamados y pocos los elegidos”. Son pocos los personajes que realmente suscitan un interés para los medios y son nombrados muchas veces. Por otro lado son muchísimos los que salen nombrados pocas veces. Esto supone un desequilibrio para la documentación y el tratamiento de la información sobre personas.

v Multiplicidad de soportes: la diversidad de formatos obliga a adaptar la documentación a factores como la fugacidad, etc

v Fragmentación del mensaje: El producto informativo se ve fragmentado por el ritmo de captación ya que acontece todo de forma distinta a la publicación de los hechos. Por lo que se dificulta así el proceso de documentación, pues no hay criterio ni perspectiva suficiente para la selección.

v Latencia: Cualquier hecho cerrado puede reabrirse y volver a estar de actualidad independientemente de su antigüedad.

v Documentos compuestos: textos con fotografías y gráficos plantean problemas de organización documental o de diseño para la recuperación documental.

v Ley de mínimo esfuerzo: las circunstancias condicionantes como el tiempo de entrega de un trabajo se refleja en el trabajo documental.

v Estratificación de usuarios y usos: los consumidores de información documental son muy diferentes y tienen distintas exigencias.

v Relatividad del significado: Según el contexto, los usuarios de la información documental pueden variar la interpretación del producto de la recopilación y valorarlo diferente. No le sirve la misma información a alguien que escribe sobre ciencia, que a alguien que publica sobre bolsa.

v Omisión: el documentalista debe tener en cuanta que siempre se omite información, de forma voluntaria o no, en los textos periodísticos. Por ello debe hacer que los hechos sean perdurables a largo plazo para poder  detectar las omisiones.

La documentación informativa tiene las siguientes funciones:

v Verificación de la información y corrección de datos: Problemas ortográficos y de transliteración, dudas idiomáticas, precisión en las fechas y exactitud en los términos de las declaraciones, los tratados o los discursos

v Contextualización: Utilización de complejos de datos, cronologías, dossiers temáticos, etc. capaces de apoyar la información, a la que han de servir como complemento, interpretación, síntesis o comentario.

v Apoyo visual de la información: Fotografías, gráficos, infografía, mapas... En el caso de la documentación de televisión utilización de planos de recurso.

v Actuar como memoria dinámica de la propia empresa informativa, constituyendo un importante soporte de la línea editorial del medio.

v Investigación: Preparar y editar su propio material o redactar materiales que dará el medio: Cronologías, biografías de personajes, etc...

La finalidad de la documentación informativa es servir como fuente principal del conjunto del producto periodístico sumando un cierto valor añadido dado por la selección, el análisis y la interpretación de los datos recopilados.

Respecto a los centros de documentación de los medios cabe decir que es un área que se ocupa de gestionar y difundir la documentación de cada sección específica del medio en cuestión. Su principal función es la de seleccionar, analizar, recuperar y difundir la información. A día de hoy esto se hace a través de bases de datos y documentos electrónicos. Deben satisfacer las necesidades de información de los profesionales del medio.